Bibliotecas Virtuales - DTIC
Administrativo financiero
El sistema de bibliotecas denominado "KOHA" (palabra que proviene del maorí, que significa obsequio, o donación), es un sistema de código abierto que a sido adaptado a las necesidades de la UMSA.
De las 24 bibliotecas con que cuenta la UMSA, 18 están en red y se han migrado a la plataforma KOHA. En la actualidad se está realizando la capacitación a bibliotecarios y usuarios en el uso del sistema.
El sistema de Bibliotecas KOHA, cuenta con dos módulos, el OPAC del usuario que permite la consulta y la solicitud del préstamo; y la INTRANET para el bibliotecario, donde se realiza la administración del catalogo, circulación, gestión de usuarios, reportes e importación de bases de datos en formato Marc21.
Para la exportación de la base de datos del formato Marc21 al sistema KOHA, se efectúa un riguroso control de calidad; el cual va permitir generar posteriormente los códigos de barra, para el material bibliográfico en cada biblioteca.
Generación de Códigos de Barras
El código de barras es una combinación de 10 caracteres alfanuméricos, su disposición es la siguiente:
Tres caracteres son el acrónimo de la biblioteca por ejemplo TEC de la Facultad Técnica o AGR de la Facultad de Agronomía.
Un carácter que identifica el tipo de material, entre los cuales se encuentran en este momento: Tà Tesis, Mà Monografías.
Los últimos seis caracteres son el numero de inventarios con que se registra el material bibliográfico.
El KOHA es un sistema de acceso único a los recursos que tienen las diferentes bibliotecas de la UMSA así como el acceso internacional. SUI-UMSA se ve a sí misma como la responsable de generar la investigación, adaptar, validar y difundir el conocimiento para apoyar el aprendizaje y las actividades de investigación dentro de las facultades y los departamentos.
La gestión 2009 el DTIC a solicitud de la Dirección Administrativa Financiera y el Dpto. de Tesoro Universitario se inicia el proceso de desarrollo del nuevo sistema de Administración de Cajas Pagadoras. Este es un sistema que permite la administración de todos los pagos (efectivo, cheques Mercantil Santa Cruz, Cheques UMSA), administración de bóvedas, administración de cajas, fondo fijo, migraciones y otros.
Este proyecto se encuentra en etapa de pruebas piloto (90% concluido) y comprende la utilización del sistema en un modo no oficial pero si de regularización de pagos, cheques UMSA, Cheques Mercantil Santa Cruz, planillas adicionales y otros.
Los objetivos que se persigue con el sistema es el siguiente:
- Administrar y controlar el ingreso y egreso del efectivo, cheques y planillas en las bóvedas.
- Administrar los fondos fijos de la universidad
- Administrar el pago de planillas u obligaciones.
- Registrar e importar los beneficiarios de cada planilla.
- Generar reportes e Informes, que ayude al control de los proceso de la unidad.
El Nuevo sistema presenta las siguientes características:
- Multioficina o multisucursal
- Multicaja
- Permite la administración de bóveda
- Existe un responsable en cada sucursal y caja
- Control del registro diario de todas las transacciones que se realiza en caja
- Administra los cheques propios y de terceros
- Administra por separado fondo fijo, avance, planillas, etc
- Generación de tickets por cada transacción
El sistema fue desarrollado herramientas informáticas de última generación como ser postgreSql y Java.
- Sistema de Formulación seguimiento y evaluación del POA y Presupuesto "Zodiaco - Leo System"
Con el objetivo de mejorar y desburocratizar la gestión administrativa Financiera, el DTIC y el Departamento de Presupuestos realizan el análisis, diseño e implantación de aplicaciones electrónicas asociadas al sistema Zodiaco Leo System.
En este sentido se desarrollaron las aplicaciones electrónicas: Zodiaco Leo Web, que permiten realizar de tramites presupuestarios a nivel total universidad (traspasos e incrementos presupuestarios) on line.
Este sistema utiliza firmas digitales que permiten agilizar los procesos de contrataciones en todas las facultades de la UMSA.
Este módulo permite a las áreas desconcentradas enviar sus trámites via web al Departamento de Presupuestos, para que esta unidad pueda realizar la validación automática en el sistema.
Se realizaron los procesos de capacitación a todos los funcionarios de administración financiera de la UMSA. Actualmente este módulo lo utilizan todas las áreas desconcentradas de las facultades de la UMSA.
El DTIC realiza la administración cotidiana del sistema Zodiaco Leo System que permite al Departamento de Presupuesto la formulación, ejecución, seguimiento y evaluación del POA y Presupuesto de la UMSA. Además permite al Departamento de Tesoro la gestión de la disponibilidad financiera.
- Sistema de Administración y control de valores Universitarios Zodiaco Aries System
El DTIC mediante la unidad de sistemas continúa diariamente con la administración y mantenimiento del sistema ZODIACO ARIES SYSTEM en las cajas recaudadoras de monoblock central y Melissa en el Departamento de Tesoro Universitario.
El sistema Zodiaco Aries System permite la administración de valores universitarios físico y valorado (matrículas, certificados, legalizaciones, formularios y otros recibos) en el Departamento de Tesoro Universitario y en el Almacén Central. El sistema tiene las siguientes características:
- Permite la venta de todo tipo de valores universitarios generando un ticket que se le entrega a los beneficiarios.
- Arqueos automáticos
- Controles físicos en caja y almacén central.
- Control de los correlativos de los valores universitarios
- Administración de usuarios por perfiles
- Administración de n cajeros
- Venta computarizada
Además en esta gestión se logró la adecuación del sistema para la emisión de de facturas computarizadas. Este sistema fue validado y certificado por impuestos nacionales. Actualmente el sistema está concluido y es confiable, oportuno y seguro.
Este sistema está implantado en la Facultad de Odontología, Facultad de Cs. Puras y naturales y Administración Central. Además se está en proceso de implantación en otras facultades.
Todas las facultades que requieran este servicio deben contactarse con el Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación, que una vez verificado los requerimientos técnicos se proceso a la capacitación e implantación del sistema.